Das Ende eines langen Tages. So viel stand auf der Agenda. Das ganze Team ist extra an einem Samstag zusammengekommen, um alles durchzusprechen, zu organisieren, zu entwickeln. Jetzt schwirren die Köpfe. Alle sind geschafft.
Und dabei haben sie nicht mal alles geschafft, was auf dem Plan stand. Obwohl sie vorher ein Ziel definiert hatten. Einen präzisen Ablauf erstellt hatten. Aber die Energie war irgendwann raus. Die Frustration nun groß. Was tun Sie in solchen Situationen? Wie gehen Sie mit notwendigen Mammut-Meetings um?
Energielos nach dem Projekt
,Macht doch einfach kürzere Meetings,’ werden jetzt vielleicht einige sagen. Warum ich kein Fan von solch einem Themenhopping im Arbeitsalltag bin, habe ich bereits in einem Blogbeitrag zum effektiven Zeitmanagement erklärt. Nein, ich bin eine Verfechterin davon, Projekte (zumindest bis zu einem aussagekräftigen Teilergebnis) am Stück durchzuziehen. Vor allem bei kreativer Arbeit, wenn es darum geht, im Team etwas zu entwickeln, halte ich das für sinnvoll. Aber dass der Körper, der Kopf nach einem vollen, anstrengenden Tag streikt, kennen wir vermutlich alle.
Eine Methode aus der Praxis, die sich bewährt hat, will ich Ihnen nicht vorenthalten:
Ein Team, das ich als Coach begleitet habe, stand vor einem Mammut-Projekt: Ein riesiges Datenmodell musste abgeglichen und dabei jedes einzelne Datenfeld miteinander durchgesprochen werden. Solch eine Mammut-Aufgabe erfordert ein Mammut-Meeting. Das Team, alles schlaue, schnelle Köpfe, kalkulierte drei Meetings á fünf Stunden. Fünfzehn Stunden Datenanalyse. Trocken. Zermürbend. Anstrengend. Jeder hatte einen massiven Horror vor diesem Mammut: dem Meeting-Marathon.
Energie tanken während des Projekts
Deswegen schlug ich vor, die Pomodoro-Technik auszuprobieren: 25 Minuten konzentriert arbeiten, fünf Minuten Pause. Wie beim Sport: Belastung, kurze Erholung und dann folgt die nächste Belastung. In der Pause findet kein Themenwechsel statt. Sie checken also nicht Ihre Mails und arbeiten an einem anderen Projekt, sondern nutzen die Zeit, um sich einen Kaffee zu holen, aus dem Fenster zu schauen oder ihren Körper zu strecken. Besonders bei Online-Meetings sind solche Pausen enorm hilfreich.
Ich war in dem Projekt der Timekeeper, der Fokuswächter 🙂 : Drei Runden stellte ich meinen großen Wecker hinter mir auf, gut sichtbar für mein Team. In der vierten Runde gibt es 15 Minuten Pause. Der Timekeeper behält nicht nur die Zeit, sondern auch die Konzentration des Teams im Blick: ,Sind alle noch dran? Sind alle noch fokussiert?’ Deswegen ist ein solcher Moderator auch unerlässlich für das Meeting.
Anfangs zögerlich und skeptisch „Und das soll was bringen?!“, kamen die größten Kritiker nach dem ersten fünfstündigen Block auf mich zu: „Das ist ja richtig cool! Ich fühle mich noch ganz entspannt. Das machen wir bitte genau so weiter!“
Seitdem arbeiten wir in diesem Team immer mit der Pomodoro-Technik. Konzentriert, fokussiert und effizient. Probieren Sie es doch einfach mal in Ihrem nächsten Mammut-Projekt aus.
Ihre Carolin Salamon
