„Hallo, hallo? Können mich alle sehen und hören?“ Auf dem Bildschirm schalten sich nach und nach Kameras und Mikros ein. Zustimmendes Nicken. Eine neue Kachel erscheint, ein junger, abgehetzter Mann schaltet die Kamera ein: „Sorry, war bis eben im anderen Meeting.“ Der Teamleiter nickt: „Kein Problem, Marc. Alle da, alle bereit? Super. Also, worum soll es heute eigentlich gehen?“
Bis das Ziel des Zusammenseins klar definiert ist und alle auf dem gleichen Wissensstand sind, vergeht eine knappe halbe Stunde. Dann kommt das Brainstorming jedoch so richtig in Fahrt. Es entsteht ein richtiges Ping Pong. Kreativ und produktiv. Alle bringen sich ein. Bis der Teamleiter einen hektischen Blick auf seine Uhr wirft: „Super Leute, ich glaube, wir sind auf einem guten Weg! Das wird spitze. Wir machen gleich morgen weiter. Aber jetzt muss ich leider los zum nächsten Termin … Marc, stellst du uns allen bitte einen Termin für morgen rein – wieder ’ne Stunde?“
So endet ein Arbeitstag. Voller Meetings – ohne Ergebnisse.
Themenhopping ist nichts für Ihr Gehirn
Vielleicht kommt Ihnen diese Situation bekannt vor, ich beobachte sie regelmäßig als Alltag in Unternehmen. Das Problem liegt in den extrem zerstückelten Terminkalendern der Mitarbeiter. Sie kosten Zeit, Nerven – und Geld. Weil sie eine effiziente Zusammenarbeit und produktive Ergebnisse verhindern. Wie ich auf diese Feststellung komme?
Unser Gehirn braucht rund 20 Minuten, um Themenwechsel zu vollziehen: ein Meeting zu Projekt A, ein kurzer Snack und direkt in den Termin B. Danach arbeiten Sie an Ihrem Nebenprojekt C, werden aber von einem Anruf unterbrochen, der sich mit Thema F beschäftigt. Sie zwingen Ihren Körper von einem zum nächsten Thema, versetzen sich in Stress, rennen los … und Ihr Hirn lahmt hinterher: Während Sie physisch schon in Termin B sitzen, verarbeitet Ihr Gehirn noch Projekt A. Was war da gleich der Stand, an dem Sie das nächste Mal anknüpfen?
Sie sind nicht bei der Sache.
Zeiteinteilung mit Köpfchen
Gerade bei kreativen Arbeiten, in denen es darum geht, Lösungen zu finden, Dinge neu zu betrachten, zu verändern, andere Perspektiven einzunehmen, benötigen Sie ein anderes Setting. Und sie benötigen etwas, das wir uns in der heutigen Leistungsgesellschaft kaum gewähren: Zeit.
Dabei wäre diese Herangehensweise so zeitsparend! Sie setzen einen Termin an, definieren vorab das Gesamtziel und arbeiten so lange bis Sie fixe Teilergebnisse haben – Zeitinvestition statt Timeboxing!
Hätte das Team aus unserem Fallbeispiel noch eine halbe Stunde länger kreativ gebrainstormt, hätten sie sich mindestens die 20 „Einstiegs-“Minuten des Folgetermins gespart, um das gleiche Teilziel zu erreichen. Deswegen rate ich all meinen Unternehmen: Halten Sie Ihre Arbeitsprozesse sauber.
Auch ich habe viele verschiedene Themenfelder: das Management im Familien-Start-up, Coaching und Beratung. Deswegen teile ich mir meinen Kalender in Blöcke, in denen ich mich einem gleichartigen Kontext widme: vormittags für meine Kunden, Mittagspause, nachmittags das Start-up. Diese geringeren Themenwechsel sparen mir unheimlich viel Zeit: einmal reindenken – dranbleiben. Und abends ist noch genug Energie für Entspannung und arbeitsfreie Themen.
Ihre Carolin Salamon
